Täglich erreichen Unternehmen Hunderte bis Tausende von Rechnungen und Briefen. 70 % der Unternehmen beklagen beim Post- und Rechnungseingang einen hohen manuellen Aufwand, 66 % hohe Durchlaufzeiten und unwirtschaftliche Abläufe bei der manuellen Verarbeitung.*

Ob Rechnungen oder Post im Allgemeinen, mit OS|"Invoice" wird eine umfassende Lösung für Ihren Posteingang geboten.

• Hoher Grad an Automatisierung und Sicherheit in der Bearbeitung und zielgenauen Verteilung
• Individuell anpassbare Workflow-Lösungen mit hoher Automatisierung
• Sowohl für "normale" Post als auch für elektronische Dokumente wie z. B. E-Mail oder Fax
• Scannen, Erfassen, Klassifizieren, präzises Weiterleiten bis hin zur Präsentation der Daten in ERP- und anderen führenden Systemen
• Beschleunigung der Bearbeitung
• Verringerung von Irrtümern
• Kosteneinsparungen
• Einhaltung von Fristen
• Erweiterbare Lösungen
• Schnittstellen zu ERP- und FiBu-Systemen

Keine Post bleibt liegen

OS|"Invoice" ermöglicht vollautomatisierte Posteingangslösungen in Ihrem Unternehmen - unabhängig von der Unternehmensgröße. Eingehende Briefe und Rechnungen werden durch eine stapelorientierte Verarbeitung direkt im Posteingang mit Hilfe unserer selbstlernenden Erfassungs- und Klassifizierungskomponenten in elektronische Form überführt. Dabei werden die gescannten Dokumente automatisch von Flecken befreit und ausgerichtet. Ganz egal, wo die Daten herkommen, unsere Lösung kommt bei jeder Art des Posteingangs zum Einsatz: Ob Scannen, COLD-Import, Fax-Eingang, E-Mail oder Datenimport. Mit OS|ECM finden alle Informationen ihren Empfänger in Sekundenschnelle.

Die zuständige Abteilung bzw. Sachbearbeiter werden über den Posteingang informiert und bearbeiten das Dokument bzw. die Einträge in der Workflowakte. Anschließend wird das Dokument an die nächste Stelle weitergeleitet oder endgültig in OS|"Invoice" archiviert. Ist der ausgewählte Sachbearbeiter nicht zuständig, geht der Prozess wieder zurück an die Posteingangsstelle der Abteilung. Stellvertreterregelungen und Mahnfristen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt und alles pünktlich bearbeitet wird.

Fristen werden eingehalten

Bei den eingehenden Rechnungen werden relevante Daten wie z.B. Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuerbeträge oder komplette Positionstabellen erkannt, extrahiert, Plausibilitätsprüfungen unterzogen und mit bereits bestehenden Daten aus dem ERP/FiBu-System verglichen. Nach der Verifizierung werden die Rechnungen in OS|"Invoice" abgelegt und die ermittelten Rechnungsdaten an den zuständigen Workflow übergeben.

Dieser leitet die sogenannten Prozessdaten zur automatisierten Vorerfassung im FiBu-System weiter. Unterschiedliche Inhalte von Dokumenten lösen dabei unterschiedliche Bearbeitungsvorgänge über Workflowprozesse aus. Anschließend werden die Rechnungen den zuständigen Mitarbeitern zugestellt und die Rechnungen können geprüft, kontiert und freigegeben werden. Die Kontierungsinformationen können direkt in den Rechnungsbearbeitungsprozess übernommen werden.

Abschließend werden die Daten für die endgültige Buchung automatisiert an das FiBu-System übergeben. Eine hohe Integration und ein elektronisches Rechnungseingangsbuch sorgen dafür, dass die Rechnungsprüfung aus dem führenden System heraus jederzeit feststellen kann, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Dokument befindet und wie hoch die augenblicklichen Verbindlichkeiten sind.

Erweiterbare Lösungen

Die Basislösung kann um beliebig viele Möglichkeiten erweitert werden, so können z.B. Rechnungen in Abhängigkeit vom Betrag an verschiedene Mitarbeiter – Teamleiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführer, etc. - zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet werden, nach Freigabe werden dann automatisch Daten an das FiBu-Programm zur Buchung übergeben.

OS|"Invoice" bietet optimierte Prozesse bei der Bearbeitung des Rechnungseingangs und die Ausnutzen der Gewährung von Skonti bei der Einhaltung von vereinbarten Zahlungszielen. Der Aufwand für die Erfassung wird insgesamt deutlich gesenkt, der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, die Qualität der Erfassung gesteigert und die Auskunftsbereitschaft intern und extern erhöht.

_{*Studie ORGA Gesellschaft für automatische Datenverarbeitung mbH, Deutschland, 2006-2007}