Auch im Zeitalter der digitalen Informationsverarbeitung werden viele Geschäftsprozesse noch über papierbasierte Dokumente abgewickelt.

Belege werden vor ihrer Verarbeitung aufwändig gesichtet, bewertet und geprüft. Erst danach werden sie manuell in einem dezentralen Archiv aus Ordnern abgelegt.    

Die Nachteile des papiergestützten Weges:     

• zeit- und personalaufwändige Bearbeitung   
• Anfertigung vieler Kopien   
• fehlende Transparenz   
• Datenhaltung an verschiedenen Stellen   
• aufwändiges Suchen von Informationen   
• keine zentrale Ablage   
• lange Entscheidungswege  

Um heute wettbewerbsfähig zu sein, müssen Informationen jederzeit transparent, schnell und effizient zur Verfügung stehen. Ein IT-gestütztes Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt dafür, dass alle Bearbeitungsstufen eines Dokumentes nachvollziehbar und transparent abgebildet werden. Mit dem Einscannen bzw. Anlegen des Dokumentes stehen die Informationen uneingeschränkt digital zur Verfügung und sind so in den Workflow des Unternehmens einzubinden. Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten werden durch die Definition von Regeln und den Wegfall von Routinetätigkeiten erheblich verkürzt.       

Ihr Nutzen durch den Einsatz eines DMS:  

• beschleunigte Arbeitsprozesse (Kostenersparnis)
• verbesserter Kundenservice
• zuverlässige Revisionsverwaltung
• strukturierte, zentrale Ablage der Dokumente
• dezentraler Zugriff und einheitlicher Informationsstand an jedem gewünschten Arbeitsplatz
• effiziente Dokumentenrecherche, unabhängig von Ort und Zeit Intranet/Internet)
• umfassendes Berechtigungskonzept
• sichere Langzeitarchivierung (GDPdU)
• Ablage der schriftlichen Dokumente entfällt