Archivierung

Ihre Herausforderung: mit Dokumenten und Daten umgehen

Der schnelle Zugriff auf das Wissen

Geschäftsprozesse laufen heute immer schneller ab und erzeugen dabei große Mengen an Dokumenten, teils noch Papier, immer häufiger bereits elektronisch. In den Dokumenten ist Wissen hinterlegt, ein wesentliches Kapital Ihrer Einrichtung, das daher schnell und einfach abrufbar sein sollte. Das erreichen Sie mit dem Einsatz einer integrierten Lösung wie MICOS dms, die Dokumente verwaltet, Prozesse elektronisch abbildet und Daten dauerhaft archiviert.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Der Einsatz modernster Informationstechnologie wird noch aus einem zweiten Grund immer wichtiger: die gesetzlichen Vorgaben. Z. B. im HGB oder den GDPdU sind Aufbewahrungsart und -fristen für alle Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Geschäftsablauf stehen, also z. B. auch E-Mails, genau geregelt.

Kosten senken

Und nicht zuletzt setzt MICOS dms beim steigenden Kostendruck an. Auch wenn eine wesentliche Kosteneinsparung zunächst immer in z. B. den re-duzierten Lagerflächen für Papierakten gesehen wird, so besteht das größere Potenzial im schnellen Informationszugriff und darin, Prozesse schlanker und damit wirtschaftlicher zu gestalten.

Unsere Lösung: MICOS dms

Damit Ihre Anforderungen erfüllt werden können, benötigen Unternehmen der Sozialwirtschaft Lösungen, die für ihre Branche geschaffen wurden. MICOS dms bietet ein integriertes Dokumentenmanagement, eine elektronische Prozessabbildung und eine einfach zu handhabende Archivierung.

Für alle Dokumente

Alle vorhandenen Daten und Dokumente einer Einrichtung können mit MICOS dms bearbeitet werden: Briefe, Rechnungen, Protokolle, E-Mails und vieles mehr. Dies betrifft sowohl Dokumente in Papierform als auch elektronische, gleich aus welcher Anwendung sie entstammen.

Informationen werden strukturiert

Alle Dokumente werden strukturiert und langfristig sicher gespeichert. Grundlage ist eine sehr flexible und dynamische Speicherung in Form elektronischer Akten. Je nach Funktionsbereich handelt es sich dabei um die Betreuten-, Kunden-, Lieferanten-, Artikel- oder Mitarbeiterakte.

Sicher und schnell wieder finden

„Finden statt suchen“ – ermöglicht wird dies durch eine Volltextsuche und eine Recherche in Indexfeldern („Stempel“, Metadaten). Während die klassische Akte nur auf einem Schreibtisch genutzt werden konnte, können Informationen in einer elektronischen Akte nun von mehreren Anwendern parallel bereitgestellt und abgerufen werden. Zugriffsrechte stellen dabei den Datenschutz sicher.

Das digitale Archiv mit GFT hyparchiv

Für die revisionssichere Speicherung in einem Archivsystem nutzen wir aufgrund langjähriger Erfahrung die Lösung GFT hyparchiv. Diese liefern wir Ihnen vorkonfiguriert, so dass Sie direkt loslegen können. Alternativen bei geringen Datenvolumina sind selbsttragende Archive oder unser Webarchiv.

Skalierbar und flexibel

Bei Prozessen, die über die MICOS Anwendungen hinausgehen bzw. andere Anwendungen einbinden, kommt GFT inspire zum Einsatz. Durch die Auslieferung von Standardprozessen wird ein schneller Produktivstart und damit ein kurzfristiger Return-on-Invest erreicht. Kein Unternehmen der Sozialwirtschaft gleicht in seinen Abläufen einem anderen. MICOS dms zwingt Ihnen kein starres Konzept auf. Unser Ansatz ist vielmehr, dass unsere branchenkundigen Berater auf Ihre speziellen Bedürfnisse eingehen und gemeinsam mit Ihnen die gewünschten Anpassungen vornehmen.

Das alles umfasst modernes Dokumenten-Management im MICOS dms:

• Scannen, Digitalisieren und Indexieren von Papierdokumenten
• Elektronischer Posteingang
• Integration mit der Bürokommunikation/Office-Pakete
• Führung der Qualitätshandbücher
• Elektronische Akten
• Prozessabbildung durch Workflows
• Gesetzeskonforme Archivierung

Vorteile:

• Schneller Zugriff auf das Wissen Ihrer Einrichtung
• Neuartiger Wissenszugang durch Kombination unterschiedlicher Zugriffskriterien
• Parallele Nutzung elektronischer Akten
• Schlanke, effiziente Arbeitsprozesse elektronisch abbilden
• Kürzere Bearbeitungszeiten
• Gesetzesgemäße Aufbewahrung der Daten
• Volle Integration des Archivs in die MICOS Oberfläche
• Einmalige Pflege der Zugriffsrechte für MICOS konzept und Archiv
• Kurz gesagt: „Nicht suchen, sondern finden!“