E-Mails sind zu dem wichtigsten Bestandteil der Unternehmenskommunikation geworden:

• 93% aller Unternehmen beantworten Kundenanfragen per E-Mail
• 84% der Unternehmen besprechen Geschäftsstrategien per E-Mail
• 71% führen Vertragsverhandlungen per E-Mail

Mit dem E-Mail-Management in OS|ECM Version 6 haben Sie Ihr kontinuierlich wachsendes E-Mail-Aufkommen sicher im Griff.

• Vollständiger Überblick über den gesamten Schriftverkehr
• Vorgangsorientierte Ablage der E-Mails in vorgegebenen Aktenstrukturen
• Mehr Transparenz über Ihre Unternehmensabläufe, strukturierte Ablage sämtlicher Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten
• Kontextbezogene Ablage und Anzeige zusammengehöriger Dokumente - ob E-Mails, Bilder, Office-Dokumente oder Faxe
• Auslagerung der E-Mails aus Ihrem Mail-System einschließlich Schlagwörter wie Absender, Betreff, Datum, etc,
• Revisionssichere Archivierung
• Übergabe von E-Mails an Workflows für effizientere Prozesse

Nie wieder gehen E-Mails verloren. Diverse Filter- und Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Wiederfinden sämtlicher Dokumente. Wichtige E-Mails und Dokumente stehen anderen Mitarbeitern zur Verfügung, so dass die Zusammenarbeit optimiert wird. Über eine Schnittstelle bleibt der Zugriff auf den Mail-Verkehr aus Ihrem Mail-System, wie z. B. Microsoft Outlook, weiterhin bestehen.

Zusätzlich können über das integrierte Workflowsystem Prozesse mit der Übergabe von E-Mail-Daten gestartet werden, so dass in Abhängigkeit vom Inhalt E-Mails automatisch in Prozesse eingebunden und an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Die GDPdU schreibt seit dem 1. Januar 2002 vor, steuerrelevante E-Mails über einen Zeitraum von sechs Jahren elektronisch aufzubewahren. Angehängte Dokumente und Dateien führen dazu, dass sich in den Mail-Systemen in kürzester Zeit große Datenmengen ansammeln. Diese sind nicht nur schlecht zu verwalten sondern beeinflussen auch massiv die Performance. OS|ECM unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung Ihres E-Mail-Aufkommens unter Compliance-Aspekten und entlastet das Mail-System im Hinblick auf dessen Performance.