Personalmanagement - gestalten, statt verwalten

Wer Mitarbeiter nur auf Personalnummern reduziert, spart am Ende gar nichts. Eine effektive Personalverwaltung ist auch weit mehr als nur ein Aktenschrank, in dem sämtliche Unterlagen ordentlich aufbewahrt werden. Die Effizienz einer Personalabteilung zeigt sich dort, wo Strategien realisiert werden können, die gestalten, statt verwalten und die Unternehmensentwicklung durch vorausschauende Personalpolitik langfristig absichern.

Hilfe für das Personalmanagement

Unsere Lösungssoftware unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Bereichen eines produktiven Personalmanagements. Es basiert auf der ECM-Suite OS|ECM, dem Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowsystem von OPTIMAL SYSTEMS.

Zentraler Baustein ist die digitale Personalakte für sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (z. B. Personalstammdaten, gescannte Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Beurteilungen etc.). Die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung haben mit OS|ECM nicht nur den Überblick über alle relevanten Daten, sie können sie auch nach bestimmten Gesichtspunkten filtern und statistische Auswertungen vorzunehmen.

Bidirektionale Schnittstellen sorgen für den komfortablen Austausch von Personenstammdaten aus gängigen ERP-, HR- oder Lohnbuchungssystemen. Ebenso können sich Ihre Mitarbeiter über Ihr ERP-, HR- oder Lohnbuchungssystem die jeweilige Personalakte aus OS|ECM mit allen dazu-gehörigen Dokumenten per Tastendruck anzeigen lassen.

Die Eingangspost Ihrer Personalabteilung wird automatisch erfasst, indiziert und klassifiziert. Alle relevanten Daten (z. B. Name des Bewerbers, Art der Stelle) werden erkannt und extrahiert. Die erfassten Dokumente können unterschiedliche Workflows auslösen bzw. automatisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden.

Vorlagen (z. B. für Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen, Freistellungen etc.) können einfach im System hinterlegt werden und stehen so jedem Mitarbeiter immer in der aktuellen Version zur Verfügung. Unsere Lösung beinhaltet außerdem ein komplettes Vertragsmanagement, das auf Vertragsmodulen und -texten basiert.

Mit wenigen Mausklicks lassen sich auf diese Weise fertige Vertragswerke zusammensetzen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Durch praktische Funktionen wie Versionsverwaltung, Wiedervorlage und Fristenmanagement wird Ihre Personalabteilung zusätzlich in ihrer Arbeit unterstützt. Die revisionssichere Archivierung sämtlicher Personaldaten, -dokumente und -entscheidungen ist z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits von entscheidender Bedeutung.

Verlinkung Infoblatt: Personalmanagement mit OS ECM