Automatisierte Post- und Rechnungsbearbeitung

Täglich erreichen Unternehmen Hunderte bis Tausende von Rechnungen und Briefen. 70 % der Unternehmen beklagen beim Post- und Rechnungseingang einen hohen manuellen Aufwand, 66 % hohe Durchlaufzeiten und unwirtschaftliche Abläufe bei der manuellen Verarbeitung.* Egal, ob Rechnungen oder Post im Allgemeinen: Mit OS|ECM bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung für Ihren Posteingang.

Keine Post bleibt liegen

OS|ECM ermöglicht vollautomatisierte Posteingangslösungen in Ihrem Unternehmen. Ganz egal, wo die Daten herkommen - unsere Lösung kommt bei jeder Art des Posteingangs zum Einsatz: Ob Scannen, COLD-Import, Fax-Eingang, E-Mail oder Datenimport. OS|ECM optimiert Prozesse bei der Post-/Rechnungseingangsbearbeitung und bei der Einhaltung von vereinbarten Zahlungszielen (Fristenmanagement). Der Aufwand für die Erfassung wird deutlich gesenkt, der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, die Qualität der Erfassung gesteigert und die Auskunftsbereitschaft intern und extern erhöht.

Briefe und Rechnungen werden per Stapelverarbeitung und selbstlernender Klassifizierungskomponente in OS|ECM digitalisiert und automatisch im richtigen Kontext abgelegt. Dabei werden relevante Daten, wie z.B. Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuerbeträge oder komplette Positionstabellen, erkannt, extrahiert, Plausibilitätsprüfungen unterzogen und mit bereits bestehenden Daten aus dem ERP/FiBu-System verglichen.

Fristen werden eingehalten

Unterschiedliche Inhalte von Dokumenten können unterschiedliche Workflows in OS|ECM auslösen und so die Dokumente an die zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten. Stellvertreterregelungen und Mahnfristen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt und alles pünktlich bearbeitet wird.

Nach der Bearbeitung werden die Daten für die endgültige Buchung automatisiert an Ihr FiBu-System übergeben. Eine hohe Integration und ein elektronisches Rechnungseingangsbuch sorgen dafür, dass die Rechnungsprüfung aus dem führenden System heraus jederzeit feststellen kann, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Dokument befindet und wie hoch die augenblicklichen Verbindlichkeiten sind.

Erweiterbare Lösungen

Unsere Basislösung kann beliebig erweitert und den speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Beispielsweise können Rechnungen in Abhängigkeit vom Betrag mit Hilfe von Workflows automatisch an verschiedene Mitarbeiter (Teamleiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführer) zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet werden.

*Studie ORGA Gesellschaft für automatische Datenverarbeitung mbH, Deutschland, 2006-2007 Verlinkung: Infoblatt Post- und Rechnungsverarbeitung mit OS ECM