Wege verkürzen, Geschäftsprozesse beschleunigen, den Informationsfluss steuern – ein komplexes Themenfeld mit enormen Potenzial für Einsparungen und Verbesserungen. Informationen sollen gezielt verteilt, Prozesse nach bestimmten Strukturen abgearbeitet und Entscheidungen von den zuständigen Mitarbeitern gefällt werden. Gleichzeitig müssen flexible Prozessgestaltung und spontane Prozesse machbar sein.

Damit nichts liegen bleibt

Das in OS|ECM enthaltene Business Process Management (BPM) ermöglicht die vorgangsorientierte Modellierung, Steuerung und Überwachung Ihrer Geschäftsprozesse in Form von vorgangsorientierten Workflows. Dokumente werden dabei in einzelne Arbeitsschritte eingebunden. Die Modellierung der Workflows kann von Ihnen selbst durchgeführt werden, dabei sind nahezu keine Grenzen gesetzt. Mit OS|ECM werden die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen sowie die Kommunikation verbessert. Alle Schritte und Entscheidungen werden.

Mit OS|ECM lässt sich umfassendes BPM realisieren. Externe Fachanwendungen können aus dem Workflow heraus aufgerufen und Daten mit diesen ausgetauscht werden. Damit lassen sich beispielsweise vollständige Rechnungseingangslösungen mit automatischem Datenabgleich mit dem eingesetzten ERP-System realisieren.

Verlinkung mit Infoblatt: Business Process-Management mit OS ECM

Spontane Prozesse

Ad-hoc-Aktivitäten in OS|ECM unterstützen im Unterschied zu fest vorgegebenen Workflows Vorgänge, die unregelmäßig auftreten und sich aus der laufenden Arbeit heraus ergeben. Mit den Ad-hoc-Aktivitäten können Ihre Mitarbeiter selbst einzelne Vorgangsschritte definieren.

Multi-Instanz-Aktivitäten

Auch Multi-Instanz-Aktivitäten, mit denen gleichartige Arbeitsschritte parallelisiert werden, sind möglich. Diese ermöglichen beispielsweise die Befragung von Mitarbeitern. Die Beteiligten können unter verschiedenen Optionen wählen, und das Ergebnis liegt in wenigen Minuten vor. Bei einer Analyse des Business Process Managements stellte sich heraus, dass im Unternehmensalltag zu ungefähr 90 % Prozesse dominieren, die nur aus einem Schritt bestehen. Dies sind zum großen Teil Genehmigungen oder Freigaben basierend auf Dokumenten.

Aufgaben zuweisen mit Taskflows

Deswegen bietet OS|ECM mit den Taskflows eine Funktion, die es ermöglicht, Personen oder Gruppen eine Aufgabe in einem Prozessschritt zuzuweisen. Viele Möglichkeiten von BPM wie beispielsweise das Führen einer Workflowakte, das Einrichten von Stellvertretern, das direkte Abgeben eines Fälligkeitsdatums oder die Personalisierung durch einen Mitarbeiter werden auch hier geboten, zudem werden alle Entscheidungen protokolliert. All dies sind Punkte, die mit einer Zuteilung einer Aufgabe per E-Mail nicht abgebildet werden können.

Strukturierte Prozesse

Kein noch so gutes elektronisches Workflow-System kann alle in einem Unternehmen möglichen Abläufe voraussehen und strukturiert in Form von Prozessmodellen zur Verfügung stellen. Deshalb bietet OS|ECM die Möglichkeit, strukturierte Workflow-Modelle an vorgegebenen Stellen um Ad-hoc-Aktivitäten zu ergänzen. Mit diesen „Smart-structured-Workflows“ kombinieren Sie auf einzigartige Weise fest vorgegebene und spontane Prozesse.

Steuerung und Kontrolle der Prozesse

Alle Prozesse können jederzeit flexibel an Veränderungen angepasst werden. Business Process Management mit OS|ECM bedeutet eine optimale Steuerung und Kontrolle sämtlicher Bearbeitungsvorgänge, kürzere Bearbeitungszeiten und eine höhere Qualität der Prozesse. Die Zusammenarbeit aller Beteiligten wird deutlich verbessert, Transport- und Liegezeiten entfallen nahezu vollständig, Kosten werden reduziert.

Verbesserung der Kommunikation

Die Smart-structured-Workflows helfen Ihnen zum einen dabei, die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern und Abteilungen zu verbessern, und zum anderen eine sichere Dokumentation von Entscheidungsprozessen zu ermöglichen.